Devis automatisé - Des solutions plus efficace que Excel

• Une première solution simple mais très limitée avec un tableur Excel.

• Une solution unique 100% adaptée au savoir-faire d'une entreprise et connectable aux logiciels existants.

Solution 1 : Devis automatisé avec un modèle Excel

Les modèles et les trames de devis sur Excel

• Première étape simple à mettre en place dans l'optimisation d'un processus commercial

• Utilisation d'un outil connu par les équipes

• Une identité et une forme commune pour tous les clients et pour tous les commerciaux.

• Source d'erreurs dans la saisie des informations (mauvais copier-coller, problème parfois invisible de calcul du montant total et impactant la relation client).

• Non connectés au CRM, au logiciel de chiffrage ou à l'ERP, besoin de multiples saisies manuelles

• Gestion du rangement et des versions du modèle (il faut éviter de se retrouver avec 15 modèles sur l'espace de stockage ou le serveur de fichier)

La digitalisation des devis sur Excel en mode bases de données

Tutoriel de création devis automatisé sur Excel avec base de données

• Créer autant de référence de données que nécessaire sur les différentes feuilles du tableur Excel. Par exemple : une base client (champs : Nom, Adresse, Email, Téléphone, Référence dans le CRM...), une base produit (champs : Nom, Description, Prix unitaire HT, Taux de TVA...)

• Créer un modèle de devis sur une nouvelle feuille. Ajouter les textes, les informations de l'entreprise, les mentions légales...

• Sur le modèle, créer une "Validation des données" pour les données Clients depuis une liste. Ensuite, pour reporter les autres informations, il faut utiliser la fonction "=RECHERCHEV" depuis la base client

• Sur le modèle et de la même manière que pour la base client, créer une validation des données pour afficher la liste des produits. Idem, utiliser la fonction Excel "=RECHERCHEV" pour compléter les autres informations comme le prix unitaire HT et le taux de TVA

• Créer ensuite les formules pour multiplier le prix en fonction de la quantité

• Ajouter les formules d'additions du montant des biens et services pour calculer le montant total.

• Première étape simple à mettre en place dans l'optimisation d'un processus commercial

• Une identité et une forme commune à tous les clients et pour tous les commerciaux.

• Réduit les erreurs grâce aux champs de validation

• Non connectés au CRM ou ERP, besoin de multiples saisies manuelles

• Plutôt individuel,** difficile à utiliser de façon collaborative**, modification involontaire des champs, création de version, gestion du rangement

• Il faut **le mettre à jour à chaque fois que la base client et la base produits est mise à jour. **Et les mises à jour manuelles génèrent forcément des erreurs.

Solution 2 : Un devis automatisé, 100% adapté à votre processus commercial grâce à une plateforme d'automatisation

• La collecte du besoin

• La saisie du contact, de l'entreprise et de l'opportunité dans le CRM

• Les étapes de chiffrage et du circuit de validation et d'itération de la proposition

• La création du devis à partir du chiffrage et son envoi en format pdf.

• Les différentes relances

• L'acceptation de l'offre et la mise à jour du CRM, ERP et logiciel de facturation

Exemples d'automatisation d'administration des ventes

• A partir de vos notes prises en entretien de découverte prospect, saisie ou mise à jour automatique dans le CRM du contact, de l'entreprise, d'une opportunité

• **Aide au chiffrage **pour les chiffrages techniques ou automatisation des chiffrages simples

• Transposition automatisée des éléments de chiffrage sur un devis et dans le CRM

• Affichage de données des logiciels existants dans l'entreprise

• Création d'un devis automatisé et transformation en pdf

• Envoi automatisé du devis au prospect par email, relances et alertes automatisées

• Si acceptée, mise à jour automatique de l'ERP à partir du CRM

• Lancement de la facturation automatisée

Les avantages d'un devis automatisé

En savoir plus grâce à notre article sur l'automatisation des processus

Les solutions de devis automatisé permettent de se connecter à tous vos logiciels métier

Grâce à une plateforme d'automatisation, créez un devis automatisé 100% personnalisé à votre processus commercial et connecté à tous vos logiciels métier.

Processus créé avec une plateforme d'automatisation

• Chaque case représente une étape, attribuée à un acteur (Initiateur, Manager, Directeur commercial...). Au moment voulu, chaque acteur reçoit des informations et un formulaire pour saisir d’autres informations.

• Certaines tâches sont automatisées comme les alertes, les tâches de mise à jour d’ERP, CRM ou logiciels métier, la compilation et calculs...

• Des conditions permettent selon les cas d’activer d’autres étapes

Description du processus de devis automatisé

Avant d'automatiser la chaîne complète, documenter le processus commercial dans une fiche de procédure partagée via un outil comme Procidoo permet d'aligner les commerciaux sur les mêmes étapes et d'éviter de figer un processus encore flou dans l'automatisation.

Etape 7 - Générer un devis automatisé. Cette étape automatique permettra à partir du chiffrage de créer automatiquement le devis