Processus de travail - gestion et exemples de flux

Des processus de travail, toutes les organisations en réalisent constamment. En effet ils représentent tout simplement des ensembles d'étapes et de tâches consécutives ou simultanées, individuelles ou collaboratives, linéaires ou conditionnées. Répondre à des demandes clients, réaliser un devis, demander un congés, réconcilier une facture et un paiement, demander un achat ou un approvisionnement... sont des processus de travail. Et plus généralement partons du principe que tout est processus en entreprise ! Par ailleurs, ce mot est assez générique et il est fréquent que d'autres mots proches soient utilisés : process, procédures, modes opératoires, workflows, flux de travail, liste de contrôle des tâches... Dans cet article, après vous avoir présenté une partie théorique, nous vous dévoilerons une méthode simple pour gérer vos processus de travail.

Qu'est-ce qu'un processus de travail ?

Définition d'un processus de travail

Un processus de travail est tout simplement une liste de tâches menant à la réalisation d'une activité d'entreprise. Ces étapes peuvent être séquentielles ou parallèles, mono-acteur ou collectives, linéaires ou comprenant des branches conditionnées. Chaque étape de processus comprend également :

• Différents outils utilisés pour sa réalisation,
• Des éléments de mesure comme les temps d'écoulement, les niveaux de stock et de qualité,
• Des règles et des normes à respecter
• Un état de départ et de fin du produit ou du service

Représentation visuelle de flux de travail

Les flux de travail sont souvent représentés par l'intermédiaire de schémas visuels appelés diagramme, logigramme, cartographie. Il n'y a pas forcément de règles à respecter dans la modélisation. L'important est que le diagramme soit compréhensible par tous les acteurs de votre entreprise pour faciliter sa communication et la conduite de potentiels changements. Néanmoins, il existe de nombreux types de représentation (simple logigramme, SIPOC, BPMN, VSM...). A vous de choisir celui en adéquation avec les attentes et le contexte de votre entreprise. Par ailleurs pour dessiner ces modélisations de nombreux outils existent : de la simple feuille de papier à Power Point en passant par des logiciels dédiés. Exemples de logigramme produit avec Powerpoint ou Google Slides : Exemple de cartographie produite avec un logiciel de gestion des processus :

Quels sont les types de processus de travail ?

Processus métier ou opérationnel Ce type de processus de travail caractérise tous les flux de travail ayant un impact direct sur le client et donc la valeur ajoutée pour le client. Par exemple : process commercial, workflow de production, facturation, gestion des réclamations... Processus support au métier Ce sont toutes les activités qui n'ont pas une valeur ajoutée pour le client mais qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Gestion des achats, gestion des ressources humaines, support informatique, comptabilité... Processus de gestion Ce sont tous les processus nécessaires pour planifier, organiser, coordonner, contrôler et évaluer les activités d'une entreprise comme la finance, la planification stratégique, la communication interne, le contrôle interne, la gestion de la performance.

Quelles sont les formes opérationnelles d'un processus de travail ?

Certes les processus de travail sont au départ des outils de compréhension et d'optimisation des activités d'une entreprise mais leur finalité est d'être des outils pour les opérationnels. Leur objectif est d'améliorer la performance, l'efficacité et la qualité. Différents formats sont utilisés dans les entreprises :

Processus "Document" ou "Papier"

C'est la forme la plus commune en entreprise mais pas la plus populaire pour les équipes. Les procédures écrites sous format papier, pdf et excel sont souvent envahissantes et peu pratiques à utiliser. Elles finissent régulièrement au fond des tiroirs ou des espaces de stockage. Par ailleurs ils sont difficiles à maintenir et mettre à jour. Différentes versions peuvent trainer et désorganiser le travail. Pour éviter cette dérive sans sauter d'un coup dans un BPM complet, un éditeur de fiches de procédure dédié comme Procidoo permet déjà de transformer ces PDF figés en documents vivants, versionnés et validés.

Processus Digitalisé

Pour répondre aux problèmes des "processus de travail document", des logiciels ont permis de créer des expériences guidées pour les collaborateurs. Plus de sujets de non-utilisation, de multiples versions, avec les logiciels de workflow ce sont les bonnes tâches aux bons moments et aux bonnes personnes sans clic inutile. En effet, ces logiciels réduisent les saisies grâce à leurs fonctionnalités : une information est saisie une seule fois puis peut être réutilisée automatiquement durant tout le reste du processus. Par ailleurs, cela réduit les risques.

Processus en partie automatisé

Au delà de la création d'un parcours guidé pour les collaborateurs, de l'automatisation de la distribution des tâches et des saisies. Certains logiciels de gestion des processus de travail permettent de connecter et d'intégrer vos logiciels existants dans l'entreprise et pouvoir optimiser la performance des équipes. Finies les saisies manuelles dans les logiciels, les recherches complexes d'information, les erreurs de saisies. Grâce à des connecteurs API, il est possible d'afficher des données de divers logiciels comme des ERP, CRM, SIRH directement dans l'expérience guidée et de la mettre à jour automatiquement sans effort. Ces logiciels permettent donc de libérer vos équipes des tâches sans valeur ajoutée et rébarbatives.

Quels sont les avantages ?

Optimiser les activités La méthode de gestion d'un processus de travail permet d'identifier simplement des sources de sous-optimisations ou d'inefficacités. Et de produire une feuille de route d'améliorations en fonction de leur retour sur investissement. Automatisations Les logiciels de gestion de processus permettent de libérer les collaborateurs des tâches sans valeur ajoutée. Finies les saisies multiples de la même information dans plusieurs logiciels, les tâches sans valeur ajoutée. Finies les erreurs de saisie. En savoir plus grâce à notre article sur l'automatisation des processus Clarifier le fonctionnement Les processus de travail permettent de formaliser le fonctionnement de l'entreprise et l'ensemble des tâches des collaborateurs. Cela apporte transparence et valorisation du travail. Par ailleurs, les dispositifs de mesure permettent de capter des données pour faciliter la prise de décision. Satisfaction client Toutes ces procédures, digitalisations, automatisations et améliorations permettent de **réduire les délais, de réduire les temps de réponses, d'améliorer la qualité. ** L'image de votre entreprise sera donc améliorée et permettra de continuer votre développement. Qualité et conformité données Les logiciels de gestion des processus de travail permettent de faciliter le suivi de la conformité, la réduction des erreurs. Les dispositifs de mesure vous permettent de piloter les niveaux de performance et de qualité. La traçabilité vous permet de prendre des décisions éclairées.

Exemples de processus de travail ?

Saisie des temps

Processus créé sur la plateforme gratuite Agence HIC - en savoir plus La saisie des temps pose encore de nombreux défis opérationnels. Entre les notes manuscrites des responsables d'équipe et la double saisie des données dans différents systèmes, le processus reste source d'erreurs et d'inefficacités. Ces dysfonctionnements trouvent leurs racines dans plusieurs causes. En savoir plus sur les solutions aux problèmes de saisie des temps dans les entreprises.

Devis et facture automatisés de bout en bout

Les devis reflètent l'expertise technique et commerciale de l'entreprise. Leur élaboration mobilise une compréhension globale : besoins clients, offres, ressources disponibles et cycles de vente. La complexité de ce processus se traduit souvent par l'utilisation fragmentée de différents outils, des tableurs aux logiciels métiers et de saisies multiples En savoir plus sur les solutions aux problèmes de de génération de devis et de facture dans les entreprises. Processus créé sur la plateforme gratuite Agence HIC - en savoir plus

Gestion des achats

Processus créé sur la plateforme gratuite Agence HIC - en savoir plus La gestion du niveau de stocks en matières premières, en produits semi-finis ou produits est un enjeu clé d’une entreprise. Sous-stocker serait un risque de subir une rupture de stock ou d’activité. Par ailleurs, sur-stocker a des impacts opérationnels et financiers négatifs pour l’organisation. Mettre en place un processus de gestion des approvisionnements adapté et automatisé améliore donc l’efficacité et la satisfaction client. En savoir plus sur les solutions aux problèmes de saisie des temps dans les entreprises.

Répondre à une demande client

Créé avec Agence HIC

Comment gérer simplement un processus de travail en moins de 30 minutes avec la solution Agence HIC ?

**Découverte **en 1 minute https://youtu.be/enXxBZVZTLQ Visite guidée de Agence HIC de 10 min https://youtu.be/fWuiVqzuwkE

Du processus "document" poussiéreux au document vivant

Entre le PDF de procédure oublié dans un tiroir et un BPM d'entreprise, il y a souvent un écart trop grand pour une TPE, une PME, un cabinet ou une équipe qualité. Avant d'industrialiser un workflow complet, le premier pas reste souvent de faire évoluer la fiche de procédure elle-même : la sortir du format figé, la rendre lisible, collaborative et tenue à jour. C'est exactement le rôle de Procidoo, un éditeur SaaS simple, pensé anti-BPMN, qui permet de rédiger une fiche étape par étape, de lui associer acteurs et outils, de conserver un historique de versions et d'ajouter un workflow de validation léger. Avec des exports PDF et Word et des plans accessibles (0 €, 9 €, 29 €), la procédure devient un document vivant au lieu d'un vieux fichier perdu. Procidoo est un produit de l'Agence HIC.

Vous savez maintenant tout sur les processus de travail. Maintenant c'est à vous de jouer !