Workflow définition - Qu'est-ce que c'est ?

Un workflow est un ensemble de tâches, actions ou encore opérations réalisées par un ou plusieurs collaborateurs dans le cadre d'un processus métier. Dans les entreprises, il n'est pas rare que le mot workflow soit utilisé sous d'autres termes : "process", "flux de travail", "flux d'opérations" et même dans certains cas "procédure". Comme vous avez recherché "Workflow définition" sur votre navigateur internet, cet article vous donnera donc la définition d'un workflow, puis des exemples concrets et enfin des axes de réflexions, méthodes & outils pour mettre en place ou digitaliser des workflows dans votre organisation.

Définition Workflow

Avant tout, parlons de ses faux synonymes

En entreprise de nombreuses sémantiques sont utilisées pour parler d'enchaînement d'étapes dans un cadre et un périmètre métier précis. Par exemple, on peut retrouver les mots : "Processus", "Process", "Workflow", "Flux", "Activité", "Procédure"... De manière théorique, chacun de ces mots a une signification précise... mais en pratique, elle représente globalement la même chose : Un enchaînement ou une circuit de tâches consécutives et parfois simultanées.

La réelle distinction entre ces mots repose sur différentes dimensions :

• Le périmètre métier
• La collaboration : Des étapes réalisées par un individu ou par plusieurs personnes, en collaboratif ou non
• La documentation de l'enchaînement
• L'informatisation ou digitalisation du processus par des logiciels ou plateformes dédiées.

Workflow Définition - Qu'est-ce que c'est ?

Un workflow représente un enchaînement de tâches consécutives ou simultanées :

• Reparties entre différents acteurs
• Dépendantes de délais
• Soumises à des contrôles et validations

Au commencement du workflow se trouve une information, un dossier, une matière première, un produit semi-fini ou une demande qui va évoluer et être traitée ou transformée.

A chaque tâche sont attachés un rôle et une responsabilité que porteront chaque acteur du processus. Selon les entreprises, les acteurs peuvent être des collaborateurs, des clients, des fournisseurs OU des automates / automatisations (construits dans votre système d'information)

Il existe différents types de workflow :

• Linéaire ou séquentiel pour les workflow simples
• Simultané ou parallèle lorsque différents acteurs travaillent en parallèle
• Conditionnel ou exclusif lorsque une branche d'une workflow est activée sous certaines conditions
• Validation ou boucle de rétroaction qui permet selon les résultats d'une approbation de revenir à des actions précédentes.

Différents niveaux de documentation et digitalisation de workflow

• Workflow non informatisé et non documenté
• Flux de travail non informatisé mais documenté avec des procédures
• Workflow informatisé 100% humain, avec un logiciel de workflow, et non automatisé
• Workflow informatisé avec quelques étapes pertinentes automatisées

Pour le niveau "non informatisé mais documenté", un outil comme Procidoo fournit un éditeur SaaS dédié aux fiches de procédure, bien plus opérationnel qu'un Word partagé.

Workflow management ou l'art de documenter et d'exécuter des flux à travers des logiciels

Le workflow management correspond à la maîtrise des processus à travers leur documentation et leur traitement via des logiciels ou plateformes informatiques. Ces outils numériques possèdent des moteurs de workflow qui permettent de concevoir en no-code les différents workflows, les rôles et responsabilités. Certains logiciels possèdent des fonctionnalités d'automatisation pour libérer les collaborateurs de tâches répétitives et pour réduire les délais.

Par ailleurs le workflow management permet de collecter de la donnée en temps réel sur toutes les activités couvertes. Ainsi en analysant ces données, les entreprises ont une vision éclairée de l'avancement des traitements et de la performance de l'organisation.

Exemples workflow

Workflow demande d'achat

Process commercial / administration des ventes (du devis à la facture)

Workflow de recrutement

Workflow SAV / gestion des réclamations / des demandes / ticketing / support client / support informatique

Comment créer un workflow ?

Étape 1 - Analyser les workflows existants avec des collaborateurs clés

Nous vous conseillons de réaliser un audit du processus pour vous permettre à la fois de comprendre l'existant et également d'intégrer vos collaborateurs à la démarche et donc commencer à conduire le changement.

Étape 2 - Construire le fonctionnement cible et le modéliser le workflow

Représenter à l'aide de modélisation le fonctionnement idéal du processus. Cela vous permettra d'avancer plus sereinement dans le projet et de paramétrer plus facilement le logiciel de workflow choisi.

Étape 3 - Choisir le logiciel workflow adéquat

En suivant les critères de choix présentés dans notre article comparatif.

Étape 4 - Paramétrer l'ensemble du workflow

Sur le logiciel de workflow, construisez votre processus. Paramétrez les rôles, les actions, les tâches, les déclencheurs, les conditions, les règles

Étape 5 - Automatiser les tâches pertinentes

Des saisies, recherches d'informations, approbations, consolidations, mise à jour d'autres logiciels... peuvent être simplement automatisés avec ces plateformes. La gestion des connexions entre les logiciels pourra demander certaines compétences techniques de gestion des API

Étape 6 - Tester le workflow avec des utilisateurs clés.

Enfin, réalisez des ateliers de tests avec des acteurs clés de l'entreprise pour vérifier que le processus fonctionne. N'hésitez pas à traiter des cas réels, c'est toujours plus parlant. N'hésitez pas à faire un pilote auprès d'un périmètre restreint d'utilisateurs pour éviter une erreur au démarrage.

Le bon outil pour le niveau "workflow documenté"

La définition du workflow couvre plusieurs paliers de maturité, et chaque palier appelle un outil différent. Pour le niveau "informatisé 100% humain et automatisé", un vrai logiciel de workflow s'impose. Mais pour le palier immédiatement en dessous, celui du workflow simplement documenté, Word et les wikis internes montrent vite leurs limites : versions qui divergent, validations non tracées, pas d'historique exploitable. Procidoo se positionne précisément sur ce palier avec un éditeur de fiches de procédure SaaS, une logique anti-BPMN volontairement accessible, des plans à 0 €, 9 € et 29 € par mois, des exports PDF et Word, un versioning natif et un workflow de validation léger. L'intérêt : structurer proprement chaque workflow documenté avant de décider, plus tard, de basculer sur un logiciel workflow complet quand le volume et les automatisations le justifient. Procidoo est un produit de l'Agence HIC.

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Vous connaissez tout des workflow de sa définition à sa conception. Maintenant c'est à vous de jouer ! À très vite pour plus de contenus !